Es bien conocido que las bodegas de datos ofrecen una solución al reto de acceder información para los usuarios y los sistemas de gestión. Estas pueden enormemente incrementar el nivel de productividad y mejorar los procesos de toma de decisiones de quienes manejan el conocimiento dentro de una organización. La inteligencia de negocios esta convirtiéndose rápidamente en una practica común dentro de las empresas.

Identificada la bodega de datos como una necesidad corporativa, el siguiente paso es determinar el mejor método de implementación. Hay dos métodos principales para llevar la inteligencia de negocios a una empresa: construir la solución o comprarla. Nuestra premisa es que construir una bodega de datos desde cero, es a veces un esfuerzo riesgoso, costoso y consumidor de recursos. Siempre que sea posible, será mejor comprar una solución de un experto y personalizarla a una empresa en particular.

Este documento explora asuntos de negocio y tecnología relacionados con comprar y construir soluciones de bodega de datos, discute los requerimientos para un efectivo sistema de soporte a la toma de decisiones e ilustra las razones por la que pensamos que comprar una solución es finalmente más efectivo que construirla en la empresa.

Una compañía que quiera implementar un sistema de soporte a la toma de decisiones, debería considerar estos requerimientos y propiedades en la solución:

• Tener facilidades para implementar el sistema en forma rápida y simple.
• Producir un alto retorno a la inversión con un costo total de propiedad bajo.
• Soportar escalabilidad en la arquitectura que permita crecimiento con el negocio.

El sistema debería ofrecer ciertos análisis críticos para la gestión del negocio, tales como:

• Análisis de ventas
• Análisis de facturación
• Segmentación de líneas de negocio
• Análisis de campañas de mercadeo
• Análisis de métricas de desempeño del negocio
• Análisis de gastos
• Análisis de perfiles de cliente y fidelidad
• Análisis de perdidas
• Análisis de reclamos
• Análisis de políticas de precio

El sistema debería permitir la captura automática de datos reunidos en sistemas transaccionales o administrativos e integrarlos en la bodega de datos, sin requerir constante mantenimiento o elaboración de programas. La solución de bodega de datos debe estar modelada para su negocio.

Para comenzar, examinemos los diferentes conceptos en inteligencia de negocios. Cada día, una compañía reúne datos en varias fuentes: así, el sistema de reclamos en una compañía aseguradora recoge datos como nombres, dirección y reclamos de los clientes. Estos básicos elementos son datos. Por ejemplo: “El cliente José Pérez, reside en Bogotá y ha tomado el plan de seguros B.”, esto son datos. El hecho que la compañía de seguros ABC recogió $10 millones en ventas y pagó $10 millones en reclamos es también un dato. Lo que las compañías están buscando es una manera de convertir esa enorme cantidad de datos en información útil para el negocio. Información que de una idea más global de que esta pasando en alguna área particular del negocio. Una vez la información esta reunida en la bodega de datos, depende completamente de la compañía convertirla en sabiduría. Sabiduría que permita al negocio tomar decisiones estratégicas basándose en la información que se tiene a disposición. 'El índice de perdida en el Plan B, es 100%, se requiere ver más en detalle los datos para conocer porque el plan no es rentable'. Este es el concepto de la Inteligencia de Negocios.

La mejor forma para acceder la información requerida es por medio de soluciones de bodegas de datos. Hay cuatro puntos a tener en cuenta:

1. La sabiduría obtenida del caso del Plan de seguros B no viene de la bodega de datos. Esta vendrá de la metodología desarrollada por el equipo de empleados de la compañía ABC para actuar ante ciertas situaciones. El rol del equipo que gestiona la bodega de datos termina cuando se entrega la información por medio del sistema de soporte a la toma de decisiones. Depende de los responsables de la gestión del negocio tomar las decisiones.
2. Entre menos recursos se involucren en la construcción de la infraestructura de bodega de datos, cuanto más disponibles estarán los recursos de información para quien toma las decisiones del negocio. La información requerida debe ser entregada en forma simple y rápida.
3. Las soluciones integradas de bodega de datos aceleran la capacidad de entregar la información necesaria oportunamente.
4. La construcción de bodegas de datos demanda recursos financieros y de tiempo que pueden llegar a ser altos si el equipo de personas que la construye no tiene la experiencia y habilidades necesarias.

Para una firma que busca una ventaja competitiva a través de la entrega oportuna de información a sus empelados, tiene sentido que la implementación del sistema de soporte a la toma de decisiones sea hecho en el más corto tiempo, al menor costo, y con un retorno de la inversión que se pueda medir. En otras palabras, puede decirse que el método de “sangre, sudor y lágrimas” que implica el diseño, desarrollo e implementación de tal infraestructura de bodega de datos es la opción menos deseable.

La tarea en este punto es determinar si realmente es más rápido, menos costoso y finalmente más efectivo comprar la infraestructura en vez de construirla. Esto será discutido en la próxima sección.

Las empresas conservadoras son muy renuentes a adquirir nuevas infraestructuras y adoptar nuevos conceptos de negocios. Una razón para esto reside en la negativa a aceptar la inteligencia de negocios como un práctica corporativa requerida. Intentaremos descubrir algunos de los argumentos relacionados con la compra de soluciones integradas, expondremos las causas reales de negativa y como superarlas.

Cambiar la dirección en la mitad de un proyecto es uno de los más comunes obstáculos para aceptar una solución integrada. Muchas compañías inician la construcción de su infraestructura de SSD (Sistema de Soporte a la toma de Decisiones) porque ellas no saben que existen soluciones en el mercado. Usualmente, la pregunta central aquí es: 'como justificar el dinero que se ha gastado en una solución personalizada si se pretende cambiar a una solución integrada?'

Ciertamente hay muchos costos no recuperables incurridos en el diseño desarrollo e implementación (llamado D3, por Design, Development, and Deployment) de un ambiente personalizado. Esto incluye tiempo de recurso humano, o el costo de oportunidad al no usar ese recurso en otros proyectos. Cuando una empresa acomete la construcción de una solución personalizada, ella también adquiere un número de habilidades y tecnologías que pueden ser reutilizadas en futuros proyectos. Encontrar el verdadero recurso reutilizable puede significar la diferencia entre un largo y costoso proceso D3 y uno más corto y menos costoso.

Cuando los costos para llevar la compañía a un cierto punto en su solución personalizada son conocidos, la siguiente tarea es determinar cuanto costará completar el proyecto, y compararlo con el costo total de comprar una nueva solución integrada. Los puntos a considerar son:

• Cuál es el costo total por día de D3 proyectado para el resto del proyecto?
• Cuánto más tomará terminar el proyecto?
• Cuánto más extra hardware y software se requiere para el proyecto personalizado y si su costo será mayor al costo de lo ofrecido por la solución integrada?
• Cuánto más trabajo se necesitará con la solución personalizada cuando el negocio se expanda? Será este costo menor comparado con la alternativa de comprar la solución?
• El costo de la solución personalizada provee todas las funcionalidades probadas y soportadas de la solución comprada?

Finalmente, las soluciones integradas del mercado, por su naturaleza propia, están diseñadas para ser suficientemente flexibles para que cubran la mayoría de las existentes y futuras situaciones de negocio. También, esta flexibilidad esta reforzada por servicios profesionales usados para personalizar la solución a una empresa en particular. Los proveedores de soluciones integradas de bodega de datos tienen la experiencia para planificar el tiempo y asegurar el éxito de los proyectos en diferentes escenarios de negocio.

El META Group reporta que muchos proyectos de bodega de datos siguen el patrón 2:2:50. Esto es, el promedio de los proyectos de bodega de datos toma dos años para implementarse, tiene un costo promedio de 2 millones de dólares, y tienen un índice de fracaso del 50%. Otros estimados citan índices de fracaso mayores que 60%. El Data Warehouse Institute también reporta índices mayores al 70% a través de todas las industrias. Esto es en parte debido a que la gente involucrada no tiene toda la experiencia requerida para tales proyectos. Hay confusión en lo que el equipo de personas en el área de sistemas de información puede hacer y en lo que no pueden. Hay confusión en lo que una bodega de datos significa. En un contexto de sistemas de soporte a toma de decisiones, los riesgos en construir son muy similares, si no idénticos, a los riesgos en construir sistemas transaccionales (ERP’s).

Adquirir nuevas tecnologías en un negocio puede ser riesgoso, pero es algunas veces necesario. Los sistemas de soporte a la toma de decisiones y las bodegas de datos están hoy en la misma posición que los sistemas transaccionales o ERP’s estuvieron hace 10 años. Los mismos argumentos aplican ahora como entonces. No tiene sentido desarrollar internamente. El compromiso implicado no es tan grande cuando se considera la alternativa.

Esto es parcialmente cierto. Aunque algunos vendedores conocen muy bien ciertos tipos de negocio, van a existir situaciones particulares en una compañía que no sean estandard. Aún más, pueden existir cosas que una solución comprada no puede manejar en su forma básica.

Usar un proveedor de soluciones integradas puede permitir que proyectos de sistemas de información se completen en menor tiempo. Sin embargo se requiere que el vendedor trabaje junto con el personal y grupo de sistemas de la compañía para asegurar que la solución se ajuste a su negocio correctamente. La ocupación de los empleados de la compañía en la implementación de la solución SSD es parcial, y no abarca todo el proyecto para la mayoría de ellos, permitiendo que el impacto en sus labores cotidianas no sea alto. Cada miembro del equipo da lo mejor de su experiencia, permitiendo que el vendedor y los empleados se enfoquen en lo que mejor hacen.

No es necesariamente la mejor idea trabajar con tecnología conocida, especialmente desde un punto de vista de negocio. Aunque las funcionalidades requeridas para implementar una solución de bodega de datos y soporte a toma de decisiones podrían ser implementadas con la tecnología existente en la compañía, puede existir un costo asociado a la no utilización optima de los recursos y perdida oportunidad por no usar las tecnologías apropiadas para implementar dichas funcionalidades. Debe ser la necesidad del negocio la que lleva al uso de una tecnología, y no al revés.

Este documento ha explorado dos métodos para establecer un ambiente de inteligencia de negocio en una compañía: construir una solución desde la base o comprar una solución existente. Concluimos que comprar la solución, y personalizarla a un ambiente en particular es el método más efectivo estratégica, tecnológica y financieramente. Una solución comprada reduce los tiempos de implementación, obtiene el máximo desempeño usando las tecnologías y personas con la experiencia apropiada, y asegura el cumplimiento de los presupuestos.