Todo el mundo parece estar de acuerdo en que una solución de Inteligencia de Negocios (BI) y de Bodega de datos (Data Warehouse ó DWH) es importante para un negocio y aún más, que esta es requerida en mercados competitivos. Así, obviamente, la mayoría de las compañías desean implementar un sistema BI/DWH.

Uno de los factores más importantes que afectan la decisión de construir un sistema de inteligencia de negocios es el costo. Un sistema razonablemente robusto de bodega de datos puede fácilmente representar una cifra grande de dinero, además del costo permanente del personal encargado del soporte técnico, mantenimiento de equipos, programas, y operación en general.

Además del costo, encontrar la justificación para este sistema es a veces difícil de identificar y aún más dificil de probar. Sin embargo, aunque una empresa no aparezca en la lista de las 100 más grandes del mercado, para permanecer competitivo, es necesario ser capaz de identificar las oportunidades y problemas anticipadamente para hacer los ajustes al negocio rápidamente. Lo cual significa una necesidad de mayor poder analítico del que puede obtenerse usando hojas Excel ó alguna aplicación financiera.

Antes de plantear una solución a este asunto, es importante definir algunos términos porque mucha gente considera que sus hojas de cálculo, algo de análisis y otros datos son la definición de BI.

Hay también gran confusión sobre la definición de BI causada por los vendedores de software que usan cualquier término popular para describir sus productos. Hay generadores de reportes que están siendo vendidos como software de inteligencia de negocios (BI). La minería de datos es a veces llamada BI. OLAP, MOLAP, etc. son considerados BI por mucha gente. Algunas personas dirán que su bodega de datos esta entregando toda la inteligencia de negocios que se necesita.

Para el propósito de este documento, se define BI como la combinación de exploración y análisis de datos por los dirigentes de una compañía para soportar la actividad de sus negocios. Esta descripción no excluye las bodegas de datos, la minería de datos, los generadores de reportes, etc. pero va más allá de estos específicos productos técnicos. Esta definición significa que no podrá ser implementada una solución de BI simplemente construyendo una bodega de datos, instalando una herramienta OLAP o adquiriendo una herramienta de minería de datos, sino haciendo análisis de los objetivos del negocio y más importante, de los resultados.

Cuando un negocio es simple, el simple reporte de hechos es suficiente para hacer BI. Pero, para la mayoría de pequeñas y medianas empresas hoy, aún todas las herramientas listadas arriba no son suficientes para la variedad de retos que enfrentan diariamente.

La característica clave de BI es que provee la inteligencia para soportar la actividad del negocio. No es una característica basada solo en tecnología y consecuentemente, no hay una buena o completa definición de BI basada solo en tecnología.

Dado que es difícil definir lo que BI es, una mejor forma para comprenderlo puede ser definir el retorno de la inversión (ROI) que será alcanzado por la exploración y análisis de datos. Un experto de la industria dijo "Una bodega de datos no ofrece un retorno tangible de la inversión a una organización. Su valor reside en los procesos que la bodega de datos facilita."

Si lo anterior es cierto, como puede definirse el ROI esperado de tal proyecto y como pueden ser medidos los resultados una vez el proyecto ha sido terminado? Si una persona toma una mejor decisión de negocios, esto es por el proyecto de BI o es porque la persona esta siempre aprendiendo y mejorando sus habilidades? Si se decide dar el crédito al proyecto de BI por ayudar a una mejor decisión, cuánto de los beneficios es resultado de BI y cuánto es debido al buen desempeño de la persona? La respuesta es muy subjetiva pero aún así debería ser respondida.

Una excelente manera de asegurar que el sistema tiene un retorno positivo es asegurar que este ha sido desarrollado a un muy bajo costo. Así, aún un pequeño retorno proveera un ROI positivo. También, esto hace fácil terminar con un proyecto no-productivo. Muy poca gente quiere cancelar un proyecto en el cual ha invertido cientos de miles de dólares.

Si la decisión es que se necesita una solución BI/DWH para permanecer competitivo en su negocio, una de las primeras preguntas que deben ser respondidas es "Cuál es el presupuesto?". La siguiente pregunta debería ser "Cuándo se necesita ese presupuesto y cuál es el requerimiento de presupuesto subsiguiente?". El verdadero costo de un proyecto es el total del costo de implementación, esto es, equipos, programas, personal, entrenamiento, consultoría y los costos subsiguientes, soporte, operación del personal y costos de usuario.

Gartner estima para 2004 un gasto promedio en tecnología de información para una organización del 3% de la utilidad. De esto, ciertamente no más del 10% puede ser usado para sistemas BI/DWH. Para un negocio típico de US$100 millones, esto significa que no más de US$300.000 por año pueden ser destinados al desarrollo, implementación, operación y mantenimiento de sistemas BI/DWH. Los costos de implementación usando una metodología convencional varian ampliamente dependiendo de los productos seleccionados y del alcance del proyecto. Sin embargo, es seguro afirmar que los costos varian entre un mínimo de US$100.000 y un máximo de probablemente US$500.000. Si el costo total para una compañía de US$100 millones excede los US$300.000 entonces el resto del costo debería ser diferido a periodos futuros.

Con los problemas de definir que es BI y como soporta la operación de un negocio, no sorprende que algunas pequeñas y medianas empresas hayan suspendido su estrategia de BI. Sin embargo, esto no significa que se deba, o aún se pueda, ignorar completamente. De alguna manera, cada negocio debe ser capaz de competir efectivamente con los grandes jugadores en su segmento de mercado ó desaparecerán. El negocio más pequeño necesita ser mejor que el competidor grande. Si ellos son iguales, el tipo grande usualmente ganará.

Una solución BI/DWH apropiada que de valor a una pequeña o mediana empresa tendrá algunas características comunes. La más importante de estas es que la solución debe tener un costo efectivo. El costo de implementación y los costos subsiguientes de operación deben estar dentro del rango de presupuesto de la organización y el retorno de la inversión debe ser substancial y recuperado rápidamente.

Segundo, el riesgo debe ser bajo. Esto es, el costo de entrar debe ser bajo y el periodo de pago debe ser corto. La pequeña y mediana empresa puede arriesgar alguna inversión para construir para el futuro pero esta inversión debe mostrar valor rápidamente o ser detenida antes que las pérdidas sean demasiado grandes.

La tercera característica común es que el sistema debe ser capaz de crecer con las necesidades de la organización. Sería muy costosa la implementación y operación si se necesitara un nuevo programa cada vez que apareciera una nueva necesidad de BI. Aún cuando el software y el hardware son virtualmente gratis, el costo de operación es demasiado alto. La hoja de cálculo ordinaria es una poderosa herramienta analítica pero intentar darle alcance corporativo para proveer BI puede resultar en algo difícil de administar y muy costoso.

La solución apropiada de BI para la pequeña y mediana empresa es aquella que tenga las siguientes características:

• Es implementada al más bajo costo
• Tiene un rápido y alto retorno de valor para la organización
• Tendrá bajo costo de operación
• Podrá crecer para cubrir todas las necesidades BI/DWH corporativas.

Para proveer un retorno de la inversión, especialmente en la pequeña y mediana empresa, un sistema BI/DWH debe ser:

• Suficientemente fácil para implementar tal que los requerimientos de personal capacitado de IT sean mínimos (no más de una persona)
• Suficientemente fácil de usar tal que cualquier persona de la compañía pueda usarlo rápidamente (sin programación o construcción de cubos)
• Suficientemente poderoso para proveer la inteligencia de negocios que se necesita
• Suficientemente escalable para llegar a ser la bodega de datos corporativa

Un factor importante de la facilidad de uso es el tiempo de respuesta. Para que el usuario obtenga valor agregado usando BI, él debe ser capaz de concentrarse en un asunto hasta que llegue a un resultado o conclusión. Cuando se esta analizando un asunto difícil, interrupciones tan breves como unas horas para extraer nueva información o crear un índice, destruyen la línea de pensamiento del usuario. Una interrupción de dias usualmente significará que la respuesta nunca será encontrada.

Hay dos condiciones que hacen un sistema BI lento para responder, difícil de implementar y consecuentemente, no tan valioso como debería ser. La primera es cuando existen muchos registros a nivel detalle y/o cuando existen muchos atributos en los datos a ser analizados. Por ejemplo, una cadena de almacenes de venta al detal puede generar más de 20.000 registros de venta por día. Si se quiere hacer un análisis de ventas de las últimas seis semanas, resulta en un detalle de más de 7 millones de registros a lo cual se le suma información asociada de otros registros para analizar. Sin un diseño adecuado de bodega de datos y BI el análisis puede resultar una tarea lenta y dificil de ejecutar para una computadora ordinaria de usuario final.

Características como navegación, segmentación de datos, filtros en las consultas, reportes n-dimensionales, pasar del resumen al detalle de registros, son fáciles de aprender por los usuarios con un mínimo de entrenamiento y hacen de los sistemas BI una poderosa herramienta analítica que da valor agregado al negocio.

La pequeña y mediana empresa no puede acercarse a la inteligencia de negocios (BI) de la misma forma como las grandes compañías lo hacen. Ellas no tienen el personal técnico ni los fondos que una gran compañía posee para soportar una iniciativa BI tradicional. Pero los más importante es que ellas necesitan ser más capaces en su uso de la información para competir. Con el enfoque propuesto en este documento, la pequeña y mediana empresa puede construir una poderosa solución BI sin hacer grandes inversiones en programas y más importante en personal de tecnología. El poder analítico que ofrece un sistema BI, lo convierten en un proyecto que no puede dejarse por fuera de los ya apretados presupuestos de las pequeñas y medianas empresas.